8 טיפים לניהול זמן - עידן בן אור

עידן בן אור

עידן בן אור

יועץ קידום אתרים ושיווק דיגיטלי


במהלך השנים, אחת התורפות הקבועות והכואבות שלי הייתה נושא ניהול הזמן.

לא הצלחתי להבין איך אנשים מצליחים להכניס כ"כ הרבה משימות בשבוע עבודה אחד.

עם הזמן פיתחתי לעצמי שיטה לא מורכבת שעושה עבורי את העבודה הרבה יותר פשוטה.

לאחר מספר בקשות במייל (שמח לעזור!) העליתי על הכתב את הטיפים שעוזרים לי לסדר את השבועות והימים שלי.

1. ההפך מלשכוח? לרשום

אני פותח את הפוסט עם אחד הטיפים היותר פשוטים ועם זאת משמעותיים בתחום ניהול הזמן – רשימת משימות.

החוק פשוט ויעיל – כל פעם שמשימה עולה לראש, לא משנה אם אתם בבית או במשרד פשוט העלו אותה על הכתב.

את הרשימות הללו ניתן לנהל בפנקס, מחברת, כתבן או אפליקציית KEEP של גוגל, כל אחד ימצא את האמצעי שמתאים לו.

חשוב לא להסתבך עם טכנולוגיות מתוחכמות שמאטות את העבודה – במידה ומחברת משימות נוחה לכם עבדו איתה.

2. נגעת – נסעת

אחד ההרגלים הגרועים שיש בניהול זמן הוא עיסוק במשימה יותר מפעם אחת.

נניח בצד לרגע את המשימות המסובכות (שאותן תמיד נרצה לפרק לתתי משימות) ונתייחס למשימות הסטנדרטיות שיש לנו במהלך היום.

ההמלצה שלי: ברגע שהתחלנו לבצע משימה לא נרשה לעצמנו לעצור באמצע – כך נגיע ליעילות מקסימלית.

3. הסחות דעת

אנשי קידום אתרים עובדים עם המחשב (כן כן…) וזו אחת מהבעיות (והיתרונות) בעבודה שלנו.

כמה נח לקפוץ באמצע היום לבדוק מה קורה בפייסבוק או להתחבר לוואטספ דרך המחשב.

ברגע שהמחשבה שלנו מוסחת לוקח לנו בערך דקה לחזור לאותה הנקודה בה היינו, תארו לכם שהמצב הזה מתרחש עשרות אם לא מאות פעמים ביום, בכל צלצול התראה של פייסבוק או של הוואטספ.

ההמלצה שלי: לבדוק את הפייסבוק בזמנים מוגדרים ביום (כאלה שהגדרתם לכם מראש) ולהשתיק את הוואטספ במהלך העבודה.

4. מיילים

בתחילת דרכי בעולם האינטרנט והעבודה עם לקוחות הייתי בטוח שכשנכנס מייל אני חייב להגיב אליו באופן מיידי.

ההתראות היו קופצות לי בלי סוף והייתי עוצר כל מה שאני עושה על מנת להשיב למייל באותו רגע.

ככל שהתקדמתי הבנתי שהיחידים שנפגעים (ולא מרוויחים) מהזמינות הגבוהה שלי למייל הם הלקוחות.

ברגע שאני מאפשר לכל מייל להסיח את דעתי (בהמשך לסעיף הקודם) ההספק יורד ונפח העבודה שיקבלו הלקוחות יורד כמובן.

ההמלצה שלי: לבדוק מיילים פעמיים – שלוש ביום בזמנים מוגדרים (בד"כ תחילת יום, סוף יום ופעם נוספת באמצע)

5. סדר עבודה שבועי

בעולם של מולטי – טסקינג קל מאוד ללכת לאיבוד ולרצות לגעת בכל המשימות בכל יום.

על מנת שלא נפול למלכודות האלה אני נוהג לתכנן מראש את השבוע שלי.

התכנון הוא לא מסובך ונוגע ביעדים ברמה הכללית וסידור השבוע על פי פרוייקטים, כך שאדע שכל לקוח מקבל את מה שרציתי שיקבל במהלך השבוע.

אני אוהב לתכנן את הלו"ז השבועי שלי בטבלה פשוטה:

טבלה לארגון שבוע עבודה
טבלה לארגון שבוע עבודה

עכשיו אני יודע על אילו פרוייקטים אעבוד בכל שבוע, אבל איך אדע מה לעשות בכל פרוייקט?

6. תכנון יומי

בתכנון היומי אני יורד תמיד לרמת המשימות לכל יום עבודה.

אני אוהב להקדיש את החצי שעה האחרונה בכל יום בשביל לתכנן את יום המחרת.

בחצי שעה הזו אני עובר על כל המשימות שיש לי לבצע (זוכרים את סעיף 1?) ומשייך משימות על פי פרוייקטים.

לדוגמא, ברשימת המשימות שלי יש 100 משימות השייכות לכל הלקוחות ומחר אני עובד על 3 פרוייקטים ספציפיים (אותם בחרתי בזמן התכנון השבועי).

אעבור על המשימות ואשייך משימה לפרוייקט, ובזמן זה גם אוודא שאלו הן משימות שבאמת יש לי את האפשרות לסיים (לא תלויות באנשים אחרים, ובמידה וכן האנשים זמינים לי ויעבירו לי את מה שאני צריך לקבל מהם) אותן.

השלב הבא הוא לתכנן את הפרוייקטים לפי שעות, מתי אעבוד על כל פרוייקט?

המלצה שלי: את הפרוייקטים העמוסים ביותר עם המשימות המורכבות כדאי לסיים בבוקר 🙂

7. מה עושים עם מיילים בזמן שקוראים אותם?

אצא מתוך הנחה שהסכמתם איתי וגם אתם בודקים מעכשיו מיילים במספר מועדים ביום שקבעתם מראש, איך נדע מה לעשות עם מייל כזה שאנחנו קוראים?

אני עובד בדרך הבאה:

 

טיפול במיילים
טיפול במיילים

 

המלצה שלי: במידה וטיפול במייל לוקח עד 2 דקות – נטפל באופן מיידי, במידה ולא נמתין עם המשימה ליום בו נתעסק בפרוייקט.

 

8. סביבת עבודה מסודרת

זהו אולי הטיפ הנדוש ביותר אבל רלוונטי מתמיד.

כשיש בלגן בעיניים יש בלגן בראש, אני מאמין בזה מאוד.

אני מקפיד על סביבת עבודה מסודרת גם בשולחן הפיזי שלי (משאיר לידי רק את מה שהכרחי לניהול היום והמשימות) וגם בשולחן העבודה במחשב.

סביבת העבודה שלי
סביבת העבודה שלי

ההמלצה שלי: השקיעו כמה דקות ביום בשביל לסדר את הראש וסביבת העבודה 🙂

סיכום

אין שיטת ניהול זמן אחת שטובה ומתאימה לכולם.

הנקודות שהצגתי בפוסט זה עוזרות לי מאוד ומקלות עלי את העבודה.

יש לכם שיטה אחרת?

אשמח אם תכתבו לי רעיונות נוספים ותשתפו איך אתם מנהלים את הזמן שלכם! 🙂

רוצים להשאר מעודכנים?

פוסט זה הוא רק אחד מיני רבים בהם אני חושף את השיטות שלי לקידום אתרים.

הצטרפו לרשימת התפוצה שלי ואדאג שתקבלו את העדכונים עד הבית (או לפחות עד המייל) 🙂

להצטרפות לחצו כאן

תגיות:

question_answer תגובות

  1. תודה על המאמר, אהבתי בעיקר את הנושא שברגע שהמשימה קצרה להתחיל ולסיים את הטיפול באותו הרגע זה מונע הצטברות משימות. אני אשמח להוסיף 3 טיפים חזקים מאנשי עסקים מצליחים, ואציין גם ממי למדתי אותם:

    ריצ'רד ברנסון: לרשום את 5 המשימות החשובות ביותר בתחילת היום ולהתמקד בהם – זה טיפ מאוד פשוט ומאוד חזק, עד כמה שהוא פשוט זה לדעתי הטיפ הכי חזק מאלה שאציין.
    משהו שאני יכול להוסיף על הטיפ הזה הוא להתחיל מהמשימות הקצרות מבין ה – 5.

    אבן פייגן: לחלק את היום למקטעים של עבודה ומנוחה נניח 1.5 שעות עבודה 20 דקות מנוחה.

    מייקל גרבר: להגדיר מראש מה יבוצע בכל מקטע של עבודה. למשל: ניהול פרויקטים / מכירות / שיווק וכדומה.

  2. מאמר נכון וחשוב. עוד משהו שאני יכול להוסיף לעניין הסחות הדעת: למחוק מהמועדפים או מסרגל המועדפים אתרי מסיחי דעת כמו פייסבוק ואתרי חדשות. חוסך ביום לפחות שעה.

השאר תגובה

האימייל לא יוצג באתר.