ניהול עסק

האמת חברים? זה לא היה קל…
סה"כ לפני שנה וחצי ארזתי 12 שנות ניסיון והחלטתי להקים את הסוכנות שלי לקידום אתרים בזמן שאני מחזיק בהצעות עבודה מהחברות הגדולות (והעשירות) בעולם – זה לא היה קל.

אז למה אני פותח ככה את הפוסט שלי?

בתקופה האחרונה אני מרגיש מגמה חדשה / ישנה שמתגברת – מגיעות אלי יותר ויותר שאלות הנוגעות לפן של ניהול עסק בתחום קידום האתרים מאנשים על כל הטווח, החל משכירים וותיקים מאוד, אנשים שכרגע יצאו מקורס ולא יודעים מה לעשות, פרילנסרים ש"נלחמים על החיים" של העסק שלהם ועוד.

בכל פעם שקיבלתי שאלה על התחום הזה לא הייתי בטוח האם יש לי תובנות משמעותיות בנושא הזה ולכן – החלטתי לכתוב את הפוסט הזה בעיקר בשביל עצמי.

הערה: מדובר בפוסט שאינו מקצועי ויסלחו לי הקוראים הקבועים שזה פחות מעניין אותם.

1. זמן ויעילות

מאז שאני זוכר את עצמי בתפקידי ניהול ניסיתי לבדוק ולשפר את רמת היעילות שלי ככל שניתן.
הרי ידוע לכולם שזמן הוא משאב מתכלה וכנראה היחיד שגם כסף לא יכול לקנות.

עוד כשהייתי עובד יחיד בעסק שלי הבנתי שאם אני רוצה להצליח לעשות מה שאני טוב בו, אני צריך למצוא דרך להפנות את עיקר המאמצים שלי לשם (במקרה שלי כמובן מדובר על עבודת הSEO והשיווק).

כמה תובנות בנושא:

עוזרת אישית

אז האמת שבהתחלה לא יכולתי להרשות לעצמי לשכור מזכירה או עוזרת אישית במשרה מלאה ועדיין הייתי חייב למצוא פתרון לגוזלי הזמן.
זכרתי שבחו"ל הפתרון של virtual assistant הוא מאוד נפוץ והתחלתי לחפש משהו דומה בארץ.
למזלי (ובהשגחה פרטית) בדיוק חנה רדו הקימה במצפה רמון מיזם חברתי בשם מדבר 19 שמספק שירות מדהים של עוזרת אישית – ממש כאילו איתך במשרד.

מדובר בפתרון מדהים שבעלות לא גבוהה ממש "מציל עסקים" ע"י כך שמפנה את הזמן של בעל העסק למה שבאמת חשוב.

גבייה

אחד הנושאים "הכאובים" לבעלי עסקים קטנים הוא נושא הגבייה, אצלי בחברה פתרתי את הבעיה די בקלות – לקוחות צריכים לבצע תשלום עד התאריך המוסכם, מי שמתעכב יותר מפעם אחת מחויב לעבור לתשלום בהוראת קבע באשראי (אני מחייב הוראות קבע בקלות דרך iCount).
במידה ולקוח מסרב לעבור לתשלום אשראי אנחנו כנראה נפרד בידידות.
אחרי שאני אומר את זה תמיד שואלים אותי "אבל איך אתה יכול לוותר ככה בקלות על לקוחות?"

התשובה היא די פשוטה, לקוח בלי מוסר תשלומים מעסיק לי את הראש ותופס לי מקום בזיכרון (של הראש, לא של המחשב ;) ) – כאשר מוותרים על לקוחות מהסוג הזה באופן שיטתי – העבודה נהיית הרבה יותר פשוטה (עד היום נפרדתי מלקוח אחד בלבד עקב מוסר תשלומים לקוי).

כדאי לקרוא: השיטה שלי לניהול זמן בעבודה

האצלת סמכויות

מכירים את המחשבה "ייקח לי יותר זמן להסביר את המשימה למישהו אממה שייקח לי לעשות אותה לבד – עדיף שאעשה בעצמי"? ברור שכן…

אצלי כנראה מדובר בנקודה הכי כואבת וקשה – אני לא יודע להאציל סמכויות, לא יודע להעביר משימות וממש ממש קשה לי לסמוך על אחרים שיעשו את העבודה באופן שאני מכוון אליו.

והאמת? זו טעות ענקית.

האמת היא שללמד מישהו אחר לבצע את המשימה ייקח כנראה פי 2 מהזמן שהיית עושה אותה לבד, אבל – זה לימוד חד פעמי (אולי ידרוש תרגול פעם נוספת).
לאחר מכן – המשימה הזו תוכל לעבור הלאה באופן קבוע.

כמה כאלה יש לכם? אצלי יש המון.

על מנת שיהיה יותר קל "לשחרר", יש כמה רמות של האצלת סמכויות:

1. "הנה מה שצריך לעשות – תעשו בדיוק על פי מה שאני אומר" – משאיר מעט מאוד מקום לטעויות.
2. "בדקו את האפשרויות ותגידו לי, אני אחליט מה לעשות" .
3. "בדקו את הסיטואציה והאפשרויות ובוא אלי עם כמה פתרונות אפשריים ועם המלצה שלכם לפתרון המועדף".
4. "החליטו מה לעשות ובואו אלי עם ההצעה לאישור".
5. "החליטו מה לעשות ובצעו".

בין לבין אני מניח שיש עוד כמה רמות ואפשרויות, עבורי אלו הרמות שעובדות ועוזרות לי לשחרר עבודה למי שעובד איתי.

צרו לעצמכם תבניות

בתחילת הדרך הייתי רושם במהלך היום כל משימה שעשיתי.
אחרי כמה שבועות בדקתי מה בדיוק אני עושה ומצאתי שיש פעולות רבות שחוזרות על עצמן ולמרות זאת אני בכל פעם מתחיל אותן מאפס כל פעם.

הפתרון שלי היה לייצר תבניות לכל אחת מהמשימות החוזרות, למשל:

1. מייל תגובה לשאלות מקצועיות (פתיח + סיום + מענה מקצועי לרוב השאלות שאני מקבל במייל)
2. צ'ק ליסט לתחילת עבודה עם לקוח.
3. צ'קליסט למשימות אופטימיזציה (ניתן להוריד כאן).
4. פורמט לדו"חות שנעשים כמעט באופן אוטומטי.
5. עוד רבים וטובים :)

2. עבודה עם קולגות ולקוחות

במקצוע שלנו עבודה עם לקוחות היא הבסיס.
אני זוכר את עצמי בגיל 18 לא כ"כ יודע מה נכון או לא נכון לעשות, ההתחלה בעבודה עם לקוחות היא כנראה אף פעם לא פשוטה.
יצרתי לעצמי כמה כללים שעוזרים לי בתהליך.

תעדו את הכל

הרגל מגונה הוא לדבר עם לקוח בטלפון / להתכתב בהודעות ולא לעשות עם המידע הזה שום דבר לאחר מכן.

ברגע שסיימתם שיחה עם לקוח – מהלך השיחה צריך להיות מתועד ומשימות ישר נכנסות לרשימה מסודרת.
באופן הזה אף פעם לא יהיה חשש שמשהו נשכח / התפספס וכאשר עובדים בצוות כולם נשארים מסונכרנים על מצב הפרויקטים.

חשוב לזכור: הדבר הגרוע ביותר הוא להבטיח / לסכם משהו עם לקוח ולא לעמוד בו.

שמרו על שקיפות

כמו בכל מקצוע, גם בעולמות השיווק הדיגיטלי יש הצלחות וכשלנות, זה לגיטימי וזה נורמלי.
הבעיה מתחילה כשמנסים "לערבב" את הלקוחות ברגע שלא בדיוק הולך כמו שצריך.

כלל זהב: לשקף תמיד את המצב האמיתי ללקוח.

לפעמים יש טעויות ולפעמים יש מצבים בהם נודה שפשוט אין לנו מושג למה דבר מסוים קרה אבל נעשה כל מה שצריך בשביל לבדוק ולתקן את הבעיה.

לקוחות יודעים להעריך כנות וגם יודעים "להריח" מתי מנסים לערבב אותם.

ראו את עצמכם כחלק מהעסק של הלקוח

לי תמיד ברור שמי שבוחר בי יכול היה גם לבחור לקחת עובד In House אצלו בחברה שיבצע את עבודת הSEO או כל סוכנות אחרת.
אני מקפיד לזכור למה אני עושה את מה שאני עושה: אני רוצה לעזור ללקוח להגדיל את ההכנסות (או לעמוד בכל יעד אחד שהוגדר מראש), אם לא הצלחתי לעמוד בזה הפרויקט נכשל.

תמיד יהיו הרבה סיבות אובייקטיביות שאינן תלויות בי שפרויקט יכול להיכשל – אף אחת מהן לא כוללת השקעה של פחות מ100% מאמץ כאילו היה מדובר ממש בעסק שלי.

עזרו כמה שאפשר

לא מעט מהיום שלי כולל שיחות טלפון עם קולגות שצריכים עזרה או חשיבה משותפת על פרויקטים מורכבים.
בנוסף, בעלי עסקים פונים אלי כל הזמן עם שאלות קטנות וגדולות והמיילים לא מפסיקים להגיע.

אני כמעט אף פעם לא אומר לא.
במידה ומדובר במשהו בו אני יכול לסייע בלי לבטל התחייבויות קודמות אני אשתדל מאוד לעזור – ככה יוצרים קשרי עבודה טובים והקארמה כמובן לא שוכחת.

חשוב לזכור: כולם צריכים עזרה, גם אנחנו רוצים שיעזרו לנו ברגע שנזדקק, אז למה לא לעשות הפוך?

למדו להגיד לא

רגע, אבל בסעיף הקודם אמרתי לעזור כמה שאפשר, אז איך זה מסתדר?

המגבלה שאני קבעתי לעצמי היא לעזור כל עוד זה לא פוגע בהתחייבות קודמת ללקוחות, לעובדים שאיתי או לעצמי.

אני מחויב ללקוחות לספק את השירות הטוב ביותר, לעובדים שסומכים עלי שאדע להכניס עבודה ולנטרל רעשי רקע וכמובן לעצמי בהמון נושאים.

יש מקרים בהם נדרשת השקעה של זמן רב או פניות המגיעות בזמנים בהם אני לא יכול לעזור ואז אני אסרב.

אבל, גם שמסרבים חשוב לזכור שמדובר בבן אדם מולנו שכנראה נמצא בבעיה.
אני תמיד מקפיד להסביר למה לא אוכל לעזור ומנסה להפנות למקורות מידע רלוונטיים או לקולגה שיוכל לעזור.

כלים ומערכות

לעסק בתחילת דרכו הוצאה על כלים ומערכות היא לא דבר פשוט.
עם זאת – כאשר בוחנים לעומק מגלים ששימוש בכלים הנכונים יכולים לפנות אותנו לעסוק בדברים החשובים בעסק.

מערכות בהן אני משתמש באופן קבוע:

• Asana – מערכת לניהול פרויקטים ותהליכי עבודה.
• LastPass – שומרת את הסיסמאות ומאפשרת לשתף סיסמאות בתוך הצוות (יש עוד כמה מתחרים שאפשר למצוא פה אם לא אהבתם את LastPass).
• iCount – מערכת מדהימה להנהלת חשבונות (וניהול עסק באופן כללי).
• הכלים שלי לקידום אתרים.
• G Sutie – הכלים של גוגל לניהול עסק.
• join.me – מערכת לניהול שיחות וידאו / שיחות אונליין – מצוין לעבודה משותפת עם לקוחות בחו"ל.

ביורוקרטיה

אם יש משהו שיכול להרוג עסק בזמן קצר זה התנהלות שגויה מול הרשויות (ביטוח לאומי, מס הכנסה) וחתימה על הסכמים לא נכונים.

אני ניסיתי (וחושב שהצלחתי) להקיף את עצמי בבעלי המקצוע הטובים ביותר בתחומם:

• עו"ד ירון לוין – כשהתחלתי את העסק היה לי חשוב במיוחד למצוא עו"ד שידע לתת לי את השירות שתואם את אופי ושעות העבודה שלי (ואני מודה שזה לא קל).
  עו"ד הוא איש סוד של כל בעל עסק ובין היתר תפקידו לשמור עליו בכל היבט (גם אם זה אומר שהוא יוצא "הרע") ולתת לו להבין את ההשלכות של הבחירות שלו מכל הזויות (במקרה שלי – גם אם לפעמים אני מחליט אחרת ממה שהוא מציע אני מקבל סקירה של יתרונות וחסרונות של כל אפשרות).
  אני מציע בחום לא לוותר על ייעוץ משפטי טוב בשום שלב, אין לזה מחיר.
• יועצת מס אלה בן אור – בראש ובראשונה: אמא שלי היקרה (ואל דאגה, האתר בטיפול! ) וכנראה יועצת המס הטובה בהיסטוריה (כן, לגמרי אובייקטיבי ;) ).
  יועץ מס הוא איש המקצוע שדואג שדמויות האימה מהרשויות (ביטוח לאומי ומס הכנסה) לא יפגשו אותך אף פעם בחדר חשוך במשרד שלהם.
  ייעוץ טוב בתחום הזה הוא מכפיל כוח לכל עסק, גם מתחיל (וההבדל הוא בראש ובראשונה בכסף שנשאר אצלנו בכיס).
  כמו במקרה של עו"ד – גם פה אני ממליץ לעבוד רק עם מישהו שיש איתו חיבור ויודעים שניתן להתייעץ איתו לסמוך עליו ב100%.הדרך הכי טובה לבחור: בקשו המלצות מקולגות וותיקים בתחום שלכם.

3. לימוד וייעוץ

לא משנה כמה טובים אנחנו בתחום המקצועי, ניהול עסק דורש המון יכולות נוספות על מנת להשיט את הספינה (קלישאתי ככל שזה נשמע…).

יועץ עסקי

עוד בתקופה שהייתי שכיר זיהיתי שיש כמה נקודות שאני רוצה להתחזק בהן.
הבעיה הייתה שהשוק מוצף יועצים עסקיים מל המינים והסוגים ולי היה חשוב לעבוד עם מישהו בעל ניסיון אמיתי ומוכח בניהול עסקים שגם אוכל להתחבר אליו בפן האישי.
באחת השיחות עם חברה טובה (אסתי לי פז) היא המליצה לי על יעקב גיטלין – אדם כ"כ מיוחד ועם ניסיון שפשוט אי אפשר לתאר.
היעד שהצבתי לעצמי על מנת לבדוק האם הפגישות האלה יעילות עבורי הוא:

• האם בסוף הפגישה קיבלתי כלים פרקטיים ליישום?
• האם התוכנית העסקית שלי הפכה להיות יותר ברורה?

אני מציע שכל אחד יקבע לעצמו מדדי הצלחה כאשר הוא הולך ליועצים / קואצ'רים ויבדוק האם הפגישות האלה מועילות.
אם בסוף הפגישה אתם לא באמת מבינים מה לעשות הלאה – זה סימן שצריך לשנות כיוון.

לימוד עצמי וקורסים

אני מודה ומתוודה – אני לא מחזיק בכל סודות קידום האתרים שיש בעולם.
יום העבודה שלי בד"כ הוא בן 10-12 שעות ומתוכו שעה – שעתיים לפחות מוקדשים לניסוים מקצועיים או קריאת מאמרים.
אני חושב שכל מי שרוצה להישאר רלוונטי חייב לצבוע ביומן זמן שמיועד אך ורק ללימוד, אחרת "השוטף" ישאב אתכם פנימה ומרוב שתתעסקו בו כבר תשכחו את העיקר (בטח בתחום דינאמי כמו שלנו שמשתנה כל הזמן).

משהו לנשמה

בין כל הטירוף, הבנתי שאני חייב לעצמי גם מנוחה לנשמה.
במקרה שלי ולמזלי, אצלנו במשרדים יושב איש יקר מאוד – הרב אור בן שושן.
הרב אור הוא איש סופר מוכשר בפן העסקי (בעלים של כמה חברות, קרן הון סיכון ועמותות) אבל יותר מזה – יודע לדבר לנשמה שלי.
קבענו לנו חברותא שבועית בה אנחנו יושבים ולומדים בכל פעם נושא אחר.

ברור לי שלא כולם יבחרו סוג כזה של לימוד, אבל – לימוד קבוע של נושאים שאינם קשורים לעבודה הוא בעיניי הכרחי על מנת לאזן בין הנפש לבין העסק (עם כמה שזה נשמע רוחני ולא ברור) וכל אחד יכול למצוא את הנושאים שמעניינים אותו.

4. פיתוח מיזמיים עצמאיים

אומנם המהות של סוכנות לשיווק דיגיטלי היא מתן שירותים, אבל – תמיד חשוב לשמור על אופציות פתוחות ולא לשים את כל הביצים בסל אחד.

אני מציע לכל אחד על פי יכולתו להשקיע זמן מסוים באופן קבוע כל שבוע על מנת להקים מיזמים שבעתיד יוכלו להניב הכנסה "פסיבית" (המונח הזה הפך להיות כ"כ נפוץ היום שאני קצת חושש להשתמש בו).

מיזם עצמאי יכול להיות:

• קורס דיגיטלי
• אתרי אפיליאציה
• אתרי תוכן
• השקעה כספית במיזמים תמורת אחוזים וכו'.

לסיכום

זה כנראה הפוסט הכי אישי שכתבתי אי פעם.
עם זאת – היה לי חשוב לכתוב אותו בשביל לעזור למי שמסתכל מבחוץ ולא יודע איך בכלל מתחילים ומה זה אומר להקים חברה לקידום אתרים.

כמו תמיד, במידה ויש שאלות אני עונה בתגובות וגם במיילים.

בהצלחה :)