GTD: השיטה ששינתה לי את ניהול הזמן (והסטרס)

לפני כמה חודשים הבנתי שאני מתחיל לפספס דברים והאמת שקצת הופתעתי.
עוד בתקופת הצבא לקחתי על עצמי להשתפר כל הזמן בכל הקשור לפרודקטיביות וניהול זמן ופתאום נראה שהעומס והיקף הפרוייקטים השונים שאני מעורב בהם מנצחים את "השיטה שלי" – משימות מתחילות להתפספס.

חיפשתי פתרון לשיפור השיטה והחלטתי להתמקצע בשיטה שכבר הכרתי מהעבר – GTD.
מהר מאוד הגעתי לנועה גורדון – הזכיינית הרשמית של שיטת הGTD בישראל, התחלתי איתה קורס אישי (1 על 1) והבנתי שזו הולכת להיות השקעה מהירה ומאוד (מאוד) משתלמת.

מה זה GTD?

GTD (ובשמה המלא: Getting Things Done) היא שיטה  שפותחה ע"י דיוויד אלן ומבוססת על השלטת סדר בראש שלנו (הרבה לפני רשימות המשימות לביצוע).

הראש שלנו הוא כלי קיבול המשימות הגדול והמבולגן ביותר, ולצד מחשבות טורדניות ואינספור דאגות, הוא הופך ל-To Do List הכי פחות יעיל ומסודר.
השיטה בעצם אומרת דבר פשוט: סדרו את המחשבות, ארגנו אותן ברשימות מסודרות, קבעו יעדים ותאריך לביצוע – ופשוט בצעו אותן.
הסדר והארגון ברשימות יעזרו לנהל את הזמן בחוכמה, ליצור סדר עדיפויות ברור ושקול, לבצע משימות ולרוקן את הרשימות.
השיטה גם מציגה את מה שחוסם אותנו מלהיות אפקטיביים: עצם תכנון הלו"ז הוא פעולה מתישה ודי מעצבנת, ולעתים חוסר בהירות יכולה לעכב גם את המשימות הפשוטות ביותר. 

בדיוק לזה – פותחו 5 הצעדים של שיטת GTD.

איך פועלת השיטה?

השיטה פועלת לפי מספר שלבים שנועדו להשיג סדר ושליטה במשימות. כל אחד מהשלבים הוא חלק בלתי נפרד מהתהליך ועליו אי אפשר לוותר:

  • איסוף – איסוף כלל המשימות, המחשבות או המידע שאנחנו רוצים לאסוף במקום אחד ומסודר, שבו נוכל למצוא את המידע כשנרצה לשלוף אותו. הרעיון הוא שהכל יהיה מאוגד במקום אחד, ולא במספר רשימות במקביל. המחויבות לכל "דלי איסוף" כזה היא מלאה, וצריך לרוקן אותם פעם בתקופה שתוגדר מראש.
  • בהירות – משימות רבות לא מתבצעות פשוט משום שאנחנו לא לגמרי מבינים את המטרה שלהן או איך לבצע אותן. לפני שניגשים לשאר השלבים, חשוב לוודא שמבינים ב-100% מה צריך לעשות ואיך, ואז המשימה תתבצע יותר מהר ובאופן יעיל יותר. כל שלבי המשימה צריכים להיות ברורים ומוחשיים. במסגרת הבהירות צריך להבין גם מה לא לעשות, ולהימנע מביצוע פעולות מיותרות שיאריכו את זמן המשימה על חשבון משימות אחרות.
  • ארגון – עיקרון שדווקא אנשים רבים לא עוצרים להתעכב עליו, והוא בעצם תכנון הביצוע של המשימה. לאחר שהבנו מה צריך לעשות בשלב הבהירות, צריך לקבוע את השלבים לביצוע ברשימות To Do המתאימות. את הגדרת ההוראה לביצוע כדאי לכתוב באופן הכי פשוט, ישיר וקל, כדי שהמשימה לא תראה לנו מורכבת ומאיימת.
  • שיקוף – שלב השיקוף בעצם מאפשר לראות את התמונה המלאה ולבצע מעקב אחר ביצוע המשימות. לפי השיטה, כדאי לבצע Daily Review או Weekly Review (סקירה יומית או שבועית), ולראות את כל המשימות שבוצעו לאורך היום/שבוע. מעבר לעובדה שרואים את רמת ההתקדמות בצורה מוחשית, זה משאיר אותנו ברמת אפקטיביות גבוהה ודוחף אותנו קדימה. זה שלב שדורש מחויבות והשקעה, אבל זה משתלם.
  • ביצוע – שלב העשייה בפועל ומילוי השלבים שהגדרנו בשלב הארגון, ואחרי שהבנו בשלב הבהירות. שלב הביצוע צריך לקחת בחשבון גם את מועד ביצוע המשימה, המשאבים שמוקצים לה (וסקירה שלהם – האם הם מספיקים לצורך ביצוע המשימה?), הפיזיים והנפשיים. התיעדוף הוא גם חלק מהשלב הזה, וחשוב לתעדף את המשימות הדחופות יותר ולבצע אותן.

במילים אחרות, אפשר להגיד בקצרה שמתחילים באיסוף המשימות, מוודאים הבנה שלהן, מארגנים את המשימות ברשימות ברורות ומסודרות, מבצעים סקירה של כל ההחלטות שבוצעו במהלך החלוקה למשימות ועוברים על סדר העדיפויות, ומבצעים. השלבים יוצרים מעין טקס: דרך עבודה קבועה שמאפשרת לכל אחד, בעבודה או בבית, להשיג שליטה על המשימות ולהימנע מאיחורים בדד ליינים, או פשוט מלשכוח משימות בתום לב.

לשיטה יש עוד מספר עקרונות, ואם עוקבים אחריהם אפשר להוציא את המיטב מכל יום עבודה:

  • צמצום רשימות: צמצום רשימות ה-TO DO שלנו וכלי האיסוף שבהן הן מתקבלות. אם עד עכשיו היו מספר מוקדים שבהם הצטברו המשימות, הצמצום שלהם הוא הצעד הראשון שצריך לבצע. לא משנה עד כמה ברורות המשימות, ככל שיש יותר דליי איסוף של משימות, כך יקטן הסיכוי לשליטה בהן ולניהול זמן אפקטיבי.
    כדאי לקרוא: סקירה על המערכות הטובות ביותר לניהול משימות.
  • Mind sweep – שיטה שבעצם נועדה לאסוף את כל הרעיונות או המחשבות שלנו בדליי האיסוף המתאימים להם, כדי שלא נשכח אותם. זה בעצם סוג של סיעור מוחות עם עצמנו, הוצאה ותיעוד של כל רעיון שעולה במוחנו, והוא נועד למקד את המחשבות, ולהימנע מאובדן של רעיונות טובים פשוט כי לא כתבנו אותם בדלי האיסוף הנכון, ובזמן.
  • חוק שתי הדקות – אם מתקבלת משימה שתארוך פחות מ-2 דקות, כדאי לבצע אותה במיידי ולא להכניס אותה לאף דלי איסוף.
  • הגדירו את נקודת הסיום – לכל משימה או פרויקט צריך להיות קו סיום ברור, שכשנגיע אליו נדע שהמשימה/הפרויקט הסתיימו ללא פעולות נוספות שצריך לבצע.
  • לא לוותר גם על רשימה לעתיד – כדאי ליצור דלי איסוף עם רעיונות או מחשבות שנועדו לביצוע בעתיד. לא תמיד תגדירו אם מדובר בעתיד קרוב או רחוק, אבל מדי פעם אפשר לבדוק האם משימות כאלו יכולות לעבור לדלי האיסוף של המשימות לביצוע.

אז איך בעצם דואגים שהשימוש בGTD יצליח?

המפתח להצלחה בשיטה היא המחויבות לה, וקביעת יעד לביצוע של כל משימה כולל תאריך ושעה. המחויבות היא המפתח להצליח בכל המשימות, והקביעה של השעה והתאריך לכל משימה ידאגו לכך שהן יהפכו לחלק מסדר היום ולא ייעלמו בין ערמות המשימות שלכם.

אז הקורס באמת עוזר?

הכי קל להגיד שכן, אבל האמת היא שהתוצאות מדברות בעד עצמן: אחרי שעשיתי קורס אישי והבנתי את התועלת מיד הזמנתי קורס נוסף לכל ReGo.
צוות החברה "ריגו מרקטינג" התנסה בקורס בעצמו. התוצאות לא איחרו להגיע והשיטה הוטמעה בתהליכי העבודה של החברה. החל מצמצום דליי האיסוף, ועד לקביעת פגישות Daily Review או Weekly review שעוזרים לעובדים והמנהלים להישאר עם האצבע על הדופק בכל הנוגע לביצוע ומעקב אחר משימות.
הצוות אימץ מיוזמתו את האפליקציות המיועדות לניהול משימות שהוצגו בקורס, חלק מהעובדים משתמשים בהן לניהול החיים האישיים, ועד היום, כחצי שנה לאחר ביצוע הקורס, לא נטשו את המתודות שנלמדו בו.

לסיכום

השיטה של ה-GTD היא שיטה יעילה במיוחד שיכולה לעזור לכל עובד להפיק את המיטב מעצמו. מדובר בשיטה שדורשת השקעה ומחויבות, ולכן חייב לבצע אותה במלואה ובאופן קבוע כדי שהיא תצליח. לא מדובר בדבר מורכב אלא בשינוי הרגלים ובאימוץ חדשים, ומי שמעוניין לעשות את זה יוכל ללמוד איך להיות אפקטיבי יותר ולהרגיש כזה בכל יום עבודה או בחיים האישיים.

עידן בן אור

יועץ קידום אתרים ושיווק דיגיטלי

מאמרי קידום אתרים נוספים