עדכון: 27/12/2021
במהלך השנים, אחת התורפות הקבועות והכואבות שלי הייתה נושא ניהול הזמן.
לא הצלחתי להבין איך אנשים מצליחים להכניס כ"כ הרבה משימות בשבוע עבודה אחד.
עם הזמן פיתחתי לעצמי שיטה לא מורכבת שעושה עבורי את העבודה הרבה יותר פשוטה.
לאחר מספר בקשות במייל (שמח לעזור!) העליתי על הכתב את הטיפים שעוזרים לי לסדר את השבועות והימים שלי.
עדכון (2021) : עברתי קורס על שיטת GTD לניהול זמן – כדאי לקרוא 🙂
כדאי לקרוא: סקירת 5 מערכות לניהול פרוייקטים ומשימות המומלצות ביותר.
1. ההפך מלשכוח? לרשום
לרשום אני פותח את הפוסט עם אחד הטיפים היותר פשוטים ועם זאת משמעותיים בתחום ניהול הזמן – רשימת משימות.
החוק פשוט ויעיל – כל פעם שמשימה עולה לראש, לא משנה אם אתם בבית או במשרד פשוט העלו אותה על הכתב.
את הרשימות הללו ניתן לנהל בפנקס, מחברת, כתבן או אפליקציית KEEP של גוגל, כל אחד ימצא את האמצעי שמתאים לו.
חשוב לא להסתבך עם טכנולוגיות מתוחכמות שמאטות את העבודה – במידה ומחברת משימות נוחה לכם עבדו איתה. באופן אישי אני עובד עם ClickUp שעוזרת לי לנהל את כל המשימות בארגון.
2. נגעת – נסעת
אחד ההרגלים הגרועים שיש בניהול זמן הוא עיסוק במשימה יותר מפעם אחת.
נניח בצד לרגע את המשימות המסובכות (שאותן תמיד נרצה לפרק לתתי משימות) ונתייחס למשימות הסטנדרטיות שיש לנו במהלך היום.
ההמלצה שלי: ברגע שהתחלנו לבצע משימה לא נרשה לעצמנו לעצור באמצע – כך נגיע ליעילות מקסימלית.
3. הסחות דעת
אנשי קידום אתרים עובדים עם המחשב (כן כן…) וזו אחת מהבעיות (והיתרונות) בעבודה שלנו.
כמה נח לקפוץ באמצע היום לבדוק מה קורה בפייסבוק או להתחבר לוואטספ דרך המחשב.
ברגע שהמחשבה שלנו מוסחת לוקח לנו בערך דקה לחזור לאותה הנקודה בה היינו, תארו לכם שהמצב הזה מתרחש עשרות אם לא מאות פעמים ביום, בכל צלצול התראה של פייסבוק או של הוואטספ.
ההמלצה שלי: לבדוק את הפייסבוק בזמנים מוגדרים ביום (כאלה שהגדרתם לכם מראש) ולהשתיק את הוואטספ במהלך העבודה.
4. מיילים
בתחילת דרכי בעולם האינטרנט והעבודה עם לקוחות הייתי בטוח שכשנכנס מייל אני חייב להגיב אליו באופן מיידי.
ההתראות היו קופצות לי בלי סוף והייתי עוצר כל מה שאני עושה על מנת להשיב למייל באותו רגע.
ככל שהתקדמתי הבנתי שהיחידים שנפגעים (ולא מרוויחים) מהזמינות הגבוהה שלי למייל הם הלקוחות.
ברגע שאני מאפשר לכל מייל להסיח את דעתי (בהמשך לסעיף הקודם) ההספק יורד ונפח העבודה שיקבלו הלקוחות יורד כמובן.
ההמלצה שלי: לבדוק מיילים פעמיים – שלוש ביום בזמנים מוגדרים (בד"כ תחילת יום, סוף יום ופעם נוספת באמצע).
5. סדר עבודה שבועי
בעולם של מולטי – טסקינג קל מאוד ללכת לאיבוד ולרצות לגעת בכל המשימות בכל יום.
על מנת שלא נפול למלכודות האלה אני נוהג לתכנן מראש את השבוע שלי.
התכנון הוא לא מסובך ונוגע ביעדים ברמה הכללית וסידור השבוע על פי פרויקטים, כך שאדע שכל לקוח מקבל את מה שרציתי שיקבל במהלך השבוע.
אני אוהב לתכנן את הלו"ז השבועי שלי בטבלה פשוטה:
טבלה לארגון שבוע עבודה
עכשיו אני יודע על אילו פרויקטים אעבוד בכל שבוע, אבל איך אדע מה לעשות בכל פרויקט?
6. תכנון יומי
בתכנון היומי אני יורד תמיד לרמת המשימות לכל יום עבודה.
אני אוהב להקדיש את החצי שעה האחרונה בכל יום בשביל לתכנן את יום המחרת.
בחצי שעה הזו אני עובר על כל המשימות שיש לי לבצע (זוכרים את סעיף 1?) ומשייך משימות על פי פרויקטים.
לדוגמה, ברשימת המשימות שלי יש 100 משימות השייכות לכל הלקוחות ומחר אני עובד על 3 פרויקטים ספציפיים (אותם בחרתי בזמן התכנון השבועי).
אעבור על המשימות ואשייך משימה לפרויקט, ובזמן זה גם אוודא שאלו הן משימות שבאמת יש לי את האפשרות לסיים (לא תלויות באנשים אחרים, ובמידה וכן האנשים זמינים לי ויעבירו לי את מה שאני צריך לקבל מהם) אותן.
השלב הבא הוא לתכנן את הפרויקטים לפי שעות, מתי אעבוד על כל פרויקט?
המלצה שלי: את הפרויקטים העמוסים ביותר עם המשימות המורכבות כדאי לסיים בבוקר 🙂
7. מה עושים עם מיילים בזמן שקוראים אותם?
אצא מתוך הנחה שהסכמתם איתי וגם אתם בודקים מעכשיו מיילים במספר מועדים ביום שקבעתם מראש, איך נדע מה לעשות עם מייל כזה שאנחנו קוראים?
אני עובד בדרך הבאה:
טיפול במיילים
המלצה שלי: במידה וטיפול במייל לוקח עד 2 דקות – נטפל באופן מיידי, במידה ולא נמתין עם המשימה ליום בו נתעסק בפרויקט.
8. סביבת עבודה מסודרת
זהו אולי הטיפ הנדוש ביותר אבל רלוונטי מתמיד.
כשיש בלגן בעיניים יש בלגן בראש, אני מאמין בזה מאוד.
אני מקפיד על סביבת עבודה מסודרת גם בשולחן הפיזי שלי (משאיר לידי רק את מה שהכרחי לניהול היום והמשימות) וגם בשולחן העבודה במחשב.
ההמלצה שלי: השקיעו כמה דקות ביום בשביל לסדר את הראש וסביבת העבודה 🙂
סיכום
אין שיטת ניהול זמן אחת שטובה ומתאימה לכולם.
הנקודות שהצגתי בפוסט זה עוזרות לי מאוד ומקלות עלי את העבודה.
יש לכם שיטה אחרת?
אשמח אם תכתבו לי רעיונות נוספים ותשתפו איך אתם מנהלים את הזמן שלכם! 🙂
רוצים להישאר מעודכנים?
פוסט זה הוא רק אחד מיני רבים בהם אני חושף את השיטות שלי לקידום אתרים.
הצטרפו לרשימת התפוצה שלי ואדאג שתקבלו את העדכונים עד הבית (או לפחות עד המייל) 🙂
4 מחשבות על “8 טיפים לניהול זמן”
תודה על המאמר, אהבתי בעיקר את הנושא שברגע שהמשימה קצרה להתחיל ולסיים את הטיפול באותו הרגע זה מונע הצטברות משימות. אני אשמח להוסיף 3 טיפים חזקים מאנשי עסקים מצליחים, ואציין גם ממי למדתי אותם:
ריצ'רד ברנסון: לרשום את 5 המשימות החשובות ביותר בתחילת היום ולהתמקד בהם – זה טיפ מאוד פשוט ומאוד חזק, עד כמה שהוא פשוט זה לדעתי הטיפ הכי חזק מאלה שאציין.
משהו שאני יכול להוסיף על הטיפ הזה הוא להתחיל מהמשימות הקצרות מבין ה – 5.
אבן פייגן: לחלק את היום למקטעים של עבודה ומנוחה נניח 1.5 שעות עבודה 20 דקות מנוחה.
מייקל גרבר: להגדיר מראש מה יבוצע בכל מקטע של עבודה. למשל: ניהול פרויקטים / מכירות / שיווק וכדומה.
תודה 🙂
ראשית – תודה לכל העצות. אתנסה ואדע מה עובד טוב עלי.
שנית – כמי שעובד עם תכנון יומי באופן קבוע גיליתי כך:
לפעמים, יש לי סבלנות לרדת לרזולוציה מדויקת ברמת:
* משימות ולידן רושם עדיפות 1 או 2 או 3.
* טלפונים לביצוע
* וכמובן נושאים מאולצי זמן: פגישות, אירועים, בילוים.
ולפעמים לא כל כך מוקפד. בכל מקרה, ככל שהתכנון מוקפד יותר, כך לעתים הביצוע מוקפד פחות. כאילו בעצם התכנון כבר עשיתי את שלי. בעיית משמעת? או אולי ירידת אנרגיה אחרי השקעה כזו? מעניין, לא?
מאמר נכון וחשוב. עוד משהו שאני יכול להוסיף לעניין הסחות הדעת: למחוק מהמועדפים או מסרגל המועדפים אתרי מסיחי דעת כמו פייסבוק ואתרי חדשות. חוסך ביום לפחות שעה.